La présente Politique de protection des renseignements personnels (« Politique ») expose la façon dont la Mutuelle traite les renseignements personnels qu’elle détient aux fins de ses activités, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q. c. P‑39.1) (la « LPRP »).

La gestion des renseignements personnels fait l’objet d’un encadrement juridique très élaboré. Une faute commise à ce titre présente des incidences importantes sur la réputation de la Mutuelle.

Définitions particulières

Renseignement personnel : Désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier ou de la distinguer, notamment le nom, l’âge, le sexe et l’adresse de cette personne.

Constitution des dossiers

L’objet de la constitution du dossier doit être inscrit au dossier.

Seuls les renseignements personnels pertinents à la Mutuelle sont recueillis auprès de la personne concernée à moins que celle‑ci ou que Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRP) autorise la cueillette auprès d’autres personnes. Ces renseignements sont recueillis uniquement dans le cadre du lien professionnel de la personne avec la Mutuelle.

La Mutuelle conserve un dossier pour la période requise selon son objet et en tenant compte de ses obligations statutaires.

Détention, utilisation et confidentialité des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont détenus d’une telle façon que leur caractère confidentiel est assuré, et ce, peu importe le support utilisé.

La Mutuelle veille à ce que les renseignements détenus soient à jour et exacts.

Accès aux renseignements personnels

L’accès aux renseignements personnels détenus par la Mutuelle s’effectue suivant la LPRP. Les personnes suivantes ont un droit d’accès aux renseignements personnels détenus par la Mutuelle :

• La personne concernée;
• Le représentant ou le mandataire de la personne concernée, sur production d’un consentement écrit par la personne visée par l’information. Une copie de cette autorisation sera transmise à la Personne responsable des demandes d’accès avant que les renseignements ne soient communiqués;
• Les membres du personnel de la Mutuelle pour qui il est nécessaire de prendre connaissance du renseignement personnel dans l’exercice de leurs fonctions, pour l’exécution d’un mandat ou d’un contrat.

Communication des renseignements personnels

La Mutuelle peut communiquer des renseignements personnels concernant une personne physique à un tiers avec le consentement de cette personne.

La Mutuelle peut communiquer des renseignements personnels à un tiers sans le consentement de la personne physique lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise confié par la Mutuelle. Elle peut également agir de la sorte en regard des personnes suivantes :

• Les procureurs de la Mutuelle;
• Le Procureur général du Québec, si le renseignement est requis aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec;
• Un organisme qui, en vertu de la LPRP, est chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois et qui peut le requérir dans l’exercice de ses fonctions;
• Toute personne à qui cette communication doit être faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée.

La Mutuelle peut également communiquer un renseignement personnel à un tiers sans le consentement de la personne concernée pour tout autre motif prévu par la LPRP.

Motifs de refus

La Mutuelle peut refuser en tout ou en partie de communiquer à une personne des renseignements personnels qu’elle détient si :

• Ces documents sont visés par le secret professionnel au sens de l’article 9 de la Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C‑12); ou
• La communication des renseignements qu’elle détient peut avoir effet sur une procédure judiciaire, déposée ou imminente; ou
• Pour tout autre motif prévu par la LPRP.

La Mutuelle doit refuser de communiquer un ou des renseignements personnels concernant une personne lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers et que cette divulgation serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers. La Mutuelle peut cependant communiquer un tel renseignement personnel si le tiers y consent.

Imputabilité, rôles et responsabilités

Le directeur général de la Mutuelle est la Personne responsable de l’accès aux renseignements personnels et de leur protection.

Pour les dossiers relatifs aux administrateurs, le secrétaire du conseil d’administration est la Personne responsable.

Contrôles internes

Procédure pour une demande d’accès

La demande d’accès doit être faite par écrit par une personne justifiant son identité. La demande doit être suffisamment précise pour identifier le requérant, ainsi que les renseignements auxquels il veut avoir accès.

Procédure pour une demande de rectification

Toute personne peut faire corriger à son dossier les renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques et faire supprimer les renseignements périmés ou non justifiés par l’objet du dossier. La demande doit être faite par écrit à la Personne responsable.

Seuls les renseignements factuels et objectifs contenus au dossier peuvent faire l’objet d’une demande de rectification ou de suppression. La personne concernée peut cependant formuler des observations et exiger qu’elles soient versées au dossier à l’égard des opinions, jugements ou commentaires contenus à son dossier.

La rectification doit être notifiée sans délai à toute personne qui a reçu les renseignements inexacts, périmés ou non justifiés dans les six (6) mois précédents.

Réponse à une demande d’accès ou de rectification au dossier

La Personne responsable de l’accès pourra contacter le requérant afin de vérifier son identité et la détention des autorisations nécessaires.

Un accusé de réception sera transmis au requérant dans lequel seront indiqués la date de réception de la demande, ainsi que le délai dont la Mutuelle bénéficie pour y répondre.

Lorsque la demande n’est pas suffisamment précise ou lorsque le requérant le demande, la Personne responsable de l’accès doit prêter assistance au requérant pour identifier le document susceptible de contenir les renseignements recherchés.

Une réponse écrite doit être transmise dans les trente (30) jours de la réception de la demande d’accès ou de rectification de dossier. À défaut de réponse, la Mutuelle est réputée avoir refusé d’y acquiescer.

Le refus de faire suite à la demande du requérant doit être notifié par écrit et les motifs sur lesquels ils sont fondés doivent y être indiqués. Ce refus doit de plus informer le requérant de ses recours en révision.

Demande d’examen de mésentente

Le requérant peut, dans les trente (30) jours de la date de la décision ou de l’expiration du délai dont bénéficiait la Mutuelle pour répondre à la demande, s’adresser à la Commission d’accès à l’information afin de soumettre une demande d’examen de mésentente relative à l’application d’une disposition législative portant sur l’accès ou la rectification d’un renseignement personnel.

Destruction des documents renfermant des renseignements personnels

Lorsque la conservation d’un renseignement personnel n’est plus nécessaire en fonction de l’objet pour lequel il a été recueilli, la Mutuelle assure sa destruction d’une manière qui protège le caractère confidentiel du renseignement et son importance.

Modification, rectification ou suppression des renseignements personnels

Vous souhaitez apporter des changements à vos renseignements personnels? Communiquez avec la Mutuelle:

1071, rue de la Cathédrale
Montréal (Québec) H3B V4

(514) 395-4969, sans frais : 1 (800) 567-6586